Eine Hausverwaltung soll Eigentümer entlasten, für reibungslose Abläufe sorgen und Immobilienwerte sichern. Doch was passiert, wenn sie Fehler macht? Fehler der Hausverwaltung können teuer werden – für einzelne Eigentümer, die Gemeinschaft oder sogar für Mieter. Ob falsche Nebenkostenabrechnungen, vergessene Wartungstermine oder eine verspätete Schadensmeldung: Wenn die Verwaltung versagt, drohen finanzielle Folgen und Ärger.
Rolle und Aufgaben einer Hausverwaltung
Eine Hausverwaltung kümmert sich um die kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung einer Immobilie. Dazu gehören u. a. die Organisation von Reparaturen, die Verwaltung von Rücklagen, die Überwachung von Dienstleistern, die Erstellung von Jahresabrechnungen und die Kommunikation mit Eigentümern sowie Mietern. Gerade in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) ist der Verwalter eine zentrale Figur für den Werterhalt der Immobilie.
Warum Fehler teuer werden können
Versäumt die Verwaltung zum Beispiel eine Frist zur Schadensmeldung an die Gebäudeversicherung, kann die Versicherung Leistungen kürzen oder verweigern. Auch falsche Beschlüsse oder Abrechnungen können zu Streit in der Eigentümerversammlung und kostspieligen Gerichtsverfahren führen. Solche Probleme wirken sich nicht nur auf die Eigentümergemeinschaft aus, sondern können auch Mieter betreffen, wenn etwa Betriebskosten falsch berechnet werden.
Überblick: Wer potenziell haftet
Grundsätzlich gilt: Wer den Fehler macht, muss in vielen Fällen auch dafür einstehen. Doch in der Praxis ist es oft komplizierter. Je nach Art des Fehlers, Vertragsgestaltung und Versicherungsschutz können unterschiedliche Parteien haften:
- Die Hausverwaltung selbst (z. B. bei Verletzung von Sorgfaltspflichten)
- Die Eigentümergemeinschaft (wenn der Fehler Gemeinschaftsentscheidungen betrifft)
- Einzelne Eigentümer (etwa bei Sondernutzungsrechten oder individuellen Verträgen)
💡 Tipp: Halte alle relevanten Vorgänge schriftlich fest (Protokolle, E-Mails, Fotos). Eine gute Dokumentation ist entscheidend, um später Ansprüche geltend zu machen.
Fehler der Hausverwaltung erkennen
Wer seine Immobilie schützt und unnötige Kosten vermeiden möchte, sollte typische Fehler der Hausverwaltung kennen und frühzeitig bemerken. Denn je schneller du Probleme erkennst, desto leichter kannst du Ansprüche durchsetzen und Schäden begrenzen.
Typische Verwalterfehler
In der Praxis tauchen immer wieder ähnliche Versäumnisse und Fehlentscheidungen auf:
- Versäumte Wartungen & Prüfungen
Heizungsanlagen, Aufzüge oder Brandschutzanlagen müssen regelmäßig gewartet werden. Wird das vergessen, kann es zu teuren Schäden oder Sicherheitsrisiken kommen. - Fehlerhafte Nebenkosten- und Hausgeldabrechnungen
Ungenaue Umlageschlüssel, nicht umlagefähige Kosten oder Rechenfehler führen zu Streitigkeiten und Nachzahlungen. - Verspätete Schadensmeldungen
Tritt z. B. ein Wasserschaden auf und der Verwalter meldet ihn der Versicherung zu spät, kann diese die Kostenübernahme verweigern. - Mangelhafte Beauftragung von Handwerkern
Wird ohne Prüfung der Qualifikation oder ohne schriftliche Angebote beauftragt, drohen überhöhte Rechnungen oder mangelhafte Arbeiten. - Schwache Kommunikation
Eigentümer werden nicht informiert, Beschlüsse unvollständig weitergegeben oder Fristen versäumt. Das kann Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen.
Frühwarnsignale für Eigentümer und Mieter
Achte auf diese Hinweise, dass die Verwaltung nicht optimal arbeitet:
- verspätete oder unklare Abrechnungen
- unerklärliche Kostensteigerungen
- keine oder verspätete Einladung zu Eigentümerversammlungen
- fehlende Reaktionen auf E-Mails oder Anfragen
- ungepflegte oder unsichere Gebäude (z. B. defekte Beleuchtung, nicht gewartete Technik)
Je früher solche Signale erkannt werden, desto schneller kannst du handeln, um Schaden zu verhindern.
Dokumentation von Mängeln und Problemen
Halte Auffälligkeiten stets schriftlich fest:
- Datum, Uhrzeit und Beschreibung des Vorfalls
- Fotos oder Videos von Schäden
- Kopien von E-Mails, Briefen und Abrechnungen
- Gesprächsnotizen von Telefonaten oder Versammlungen
📌 Praxis-Tipp: Sammle diese Unterlagen an einem zentralen Ort, z. B. in einer Cloud oder einem Ordner. So bist du vorbereitet, falls du den Hausverwalter in Haftung nehmen musst oder rechtliche Schritte nötig werden.
Wer haftet für Fehler der Hausverwaltung?
Wer bei Fehlern der Hausverwaltung am Ende wirklich zahlen muss, ist nicht immer sofort klar. Oft hängt es von der Art des Fehlers, den Verträgen und dem Versicherungsschutz ab. Hier ein Überblick über die wichtigsten Haftungsfragen.
Rechtliche Grundlagen: BGB & WEG
Die Basis bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere die Vorschriften zu Geschäftsbesorgung (§§ 675, 280 BGB), und das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Der Hausverwalter übernimmt mit Abschluss des Verwaltervertrags die Pflicht, die Immobilie im Interesse der Eigentümergemeinschaft sorgfältig zu betreuen. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, kann er für Schäden haftbar gemacht werden.
Haftung des Hausverwalters persönlich vs. Verwaltergesellschaft
- Einzelverwalter haften grundsätzlich persönlich mit ihrem Privatvermögen, sofern sie nicht ausreichend versichert sind.
- Verwaltungsgesellschaften (GmbH, UG etc.) haften mit dem Gesellschaftsvermögen. Geschäftsführer können aber in besonderen Fällen (grobe Fahrlässigkeit, Vorsatz) ebenfalls persönlich belangt werden.
Typische Beispiele:
- verspätete Meldung eines Rohrbruchs an die Versicherung → Schaden bleibt am Verwalter hängen
- falsche Abrechnung von Betriebskosten → Verwalter muss ggf. Ausgleich leisten
Haftung der Eigentümergemeinschaft (Gemeinschaftseigentum)
Handelt der Verwalter innerhalb der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, können auch die Eigentümer als Gemeinschaft haften. Beispiel: Die Gemeinschaft beschließt, eine notwendige Dachreparatur nicht durchführen zu lassen. Entsteht dadurch später ein größerer Wasserschaden, tragen die Eigentümer die Kosten gemeinsam.
Haftung einzelner Eigentümer
Bei Sondereigentum (Wohnung, Stellplatz) haftet in der Regel der jeweilige Eigentümer selbst, z. B. wenn er Reparaturen unterlässt oder bauliche Veränderungen ohne Zustimmung vornimmt.
💡 Wichtig:
- Prüfe, ob im Verwaltervertrag Haftungsbeschränkungen enthalten sind.
- Frage nach einer Berufshaftpflichtversicherung des Verwalters – diese ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr empfehlenswert.
➡️ Mehr zum Thema: Pflichtverletzung der Hausverwaltung: Was tun?
Kostenübernahme im Schadensfall
Wenn ein Schaden durch einen Fehler der Hausverwaltung entsteht, ist entscheidend, wer die finanziellen Folgen tragen muss. Die Antwort hängt von der Art des Fehlers, bestehenden Verträgen und dem Versicherungsschutz ab.
Wann zahlt die Hausverwaltung?
Grundsätzlich haftet die Verwaltung, wenn sie ihre Sorgfaltspflichten verletzt hat und ein kausaler Schaden entstanden ist (§ 280 BGB). Beispiele:
- verspätete Meldung eines Rohrbruchs → Versicherung verweigert Leistung
- falsche Beauftragung eines nicht qualifizierten Handwerkers → teure Nachbesserungen
- nicht eingehaltene Prüf- oder Wartungsintervalle → Ausfall der Heizungsanlage
Die Hausverwaltung oder deren Berufshaftpflichtversicherung muss dann für die Kosten aufkommen.
Wann müssen Eigentümer einspringen?
Eigentümer haften selbst, wenn:
- die Verwaltung nur Anweisungen der Eigentümerversammlung umgesetzt hat (z. B. Beschluss, notwendige Reparatur zu verschieben).
- der Schaden auf mangelnde Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zurückgeht, die Eigentümer trotz Hinweis nicht beschlossen haben.
- Schäden im Sondereigentum entstanden sind, die nichts mit der Verwaltungspflicht zu tun haben (z. B. defekte Geräte innerhalb der Wohnung).
Versicherungsschutz prüfen
Mehrere Versicherungen können greifen und Kosten abdecken:
- Berufshaftpflichtversicherung des Verwalters → deckt Fehler der Hausverwaltung ab.
- Gebäudeversicherung → Schäden am Gemeinschaftseigentum, z. B. Sturm, Leitungswasser, Feuer.
- Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht → schützt Eigentümergemeinschaft bei Ansprüchen Dritter (z. B. Passant stürzt auf vereistem Gehweg).
👉 Vor großen Sanierungen oder neuen Dienstleisterverträgen sollte die Eigentümergemeinschaft prüfen, welche Risiken bereits abgesichert sind.
Beispiele aus der Praxis
- Wasserschaden nach Rohrbruch
Der Verwalter meldet den Schaden zu spät an die Gebäudeversicherung. Folge: Kürzung der Leistung. Die Berufshaftpflicht des Verwalters übernimmt. - Brandschaden durch defekte Elektrik
Der Verwalter hat Wartungen beauftragt, aber nicht ausreichend kontrolliert. Wurde grobe Fahrlässigkeit festgestellt, kann er haftbar gemacht werden. - Falsche Nebenkostenabrechnung
Der Verwalter zieht nicht umlagefähige Kosten ein. Betroffene Eigentümer oder Mieter können Rückzahlungen verlangen.
📌 Tipp: Vor Schadensfällen sollte die Eigentümergemeinschaft eine Übersicht über alle Versicherungen und Deckungssummen anlegen. So vermeidet man teure Lücken.
Rechte und Handlungsmöglichkeiten für Eigentümer
Wenn ein Schaden durch einen Fehler der Hausverwaltung entsteht, solltest du als Eigentümer deine Rechte kennen und schnell handeln. Wer frühzeitig reagiert, kann oft Kosten sparen und unnötige Streitigkeiten vermeiden.
Schadensmeldung & Fristen einhalten
Sobald du einen Mangel bemerkst, melde ihn schriftlich an die Hausverwaltung – am besten per E-Mail oder Einschreiben mit Rückschein. Nenne alle relevanten Details: Datum, Art des Schadens, Fotos und mögliche Ursachen.
- Fristen beachten: Viele Versicherungen verlangen eine umgehende Schadensmeldung. Verzögerungen können zum Verlust von Ansprüchen führen.
- Kopie an den Verwaltungsbeirat oder andere Eigentümer: So ist der Vorgang dokumentiert und öffentlich nachvollziehbar.
Ansprüche geltend machen
Wenn die Verwaltung nachweislich schuld ist, kannst du Schadensersatz fordern (§ 280 BGB). Dazu gehören u. a.:
- Kosten für Reparaturen
- Ersatz von Mietausfällen (bei vermieteten Wohnungen)
- Rückerstattung unrechtmäßig gezahlter Beträge (z. B. fehlerhafte Abrechnung)
Falls die Verwaltung grob pflichtwidrig handelt, kann sie von der Eigentümergemeinschaft auch abberufen werden. In vielen Teilungserklärungen oder WEG-Verträgen sind entsprechende Regelungen enthalten.
Beweise sichern
Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend:
- Fotos & Videos von Schäden und Mängeln
- Protokolle von Eigentümerversammlungen
- E-Mail-Verkehr mit der Verwaltung
- Angebote & Rechnungen von Handwerkern
Diese Unterlagen erleichtern es, Ansprüche durchzusetzen oder den Verwalter zu wechseln.
Rechtliche Unterstützung nutzen
- Mieterbund & Eigentümervereine: Bieten Informationen, Musterschreiben und oft günstige Rechtsberatung.
- Fachanwälte für Miet- und Wohnungseigentumsrecht: Wenn es zu Streit oder größeren Schäden kommt.
- Mediation: Kann helfen, Konflikte außergerichtlich zu klären und Kosten zu sparen.
💡 Praxis-Tipp: Viele Rechtsschutzversicherungen übernehmen Kosten bei Streitigkeiten mit der Hausverwaltung. Prüfe, ob dein Vertrag solche Fälle abdeckt.
Vorbeugen: So schützt du dich vor Verwalterfehlern
Der beste Weg, Kosten und Ärger durch Fehler der Hausverwaltung zu vermeiden, ist Vorsorge. Mit kluger Auswahl, klaren Verträgen und aktiver Kontrolle kannst du als Eigentümergemeinschaft viel absichern.
Sorgfältige Auswahl der Hausverwaltung
- Referenzen einholen: Frage nach anderen Objekten, die verwaltet werden, und hole Meinungen von Eigentümern ein.
- Zertifikate & Qualifikation prüfen: Seriöse Verwaltungen weisen Fortbildungen oder Zertifizierungen nach (z. B. IHK-Verwalterzertifikat).
- Erreichbarkeit testen: Reaktionszeiten auf Anfragen sagen viel über Servicequalität aus.
💡 Praxis-Tipp: Verwalter sollten eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung haben – frag aktiv danach und lass dir die Police zeigen.
Verwaltervertrag prüfen und anpassen
Viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn der Vertrag klare Regelungen enthält:
- Leistungsumfang konkret beschreiben (z. B. Wartungsintervalle, Schadensmeldungen, Fristen).
- Vertretungsbefugnisse begrenzen (keine eigenmächtigen Aufträge ohne Kostengrenze).
- Berichtspflichten festlegen (regelmäßige Infos über Finanzen und Instandhaltung).
Tipp: Lass den Vertrag ggf. von einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht überprüfen.
Regelmäßige Kontrolle und Kommunikation
Auch bei einem guten Verwalter gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle besser.
- Protokolle von Eigentümerversammlungen sorgfältig lesen.
- Abrechnungen prüfen (ggf. durch unabhängigen Experten).
- Offene Fragen zeitnah stellen – schriftlich und nachweisbar.
- Ein aktiver Verwaltungsbeirat kann helfen, Entscheidungen zu begleiten und Probleme früh zu erkennen.
Versicherungsschutz regelmäßig checken
- Prüfe, ob die Gebäudeversicherung aktuell und ausreichend ist (Deckungssumme, Risiken wie Leitungswasser, Sturm, Elementarschäden).
- Frage nach, ob die Verwaltung eine Berufshaftpflicht hat.
- Eigentümergemeinschaften sollten eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht in Erwägung ziehen, um Drittschäden abzusichern.
📌 Extra-Tipp: Erstelle einmal im Jahr eine Versicherungsübersicht, um Deckungslücken früh zu erkennen.
Fazit: Klarheit über Haftung und Kosten schaffen
Fehler der Hausverwaltung können teuer werden, müssen es aber nicht. Wer seine Rechte kennt, sauber dokumentiert und gut vorsorgt, kann Risiken stark reduzieren. Grundsätzlich gilt: Der Verwalter ist für eine ordnungsgemäße Betreuung der Immobilie verantwortlich und haftet bei Pflichtverletzungen. Dennoch tragen in bestimmten Fällen auch Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft die Kosten – etwa wenn notwendige Beschlüsse verschleppt werden oder Versicherungsschutz fehlt.
Mit sorgfältiger Auswahl der Hausverwaltung, klar geregelten Verträgen und einer aktiven Rolle in der Eigentümergemeinschaft kannst du vielen Problemen vorbeugen. Kontrolliere regelmäßig Abrechnungen, prüfe Fristen und bleibe bei wichtigen Entscheidungen beteiligt.
💡 Merke: Dokumentation ist der Schlüssel – halte Mängel, Schäden und die Kommunikation mit dem Verwalter immer schriftlich fest.
