Eine Hausverwaltung zu kündigen ist für viele Eigentümer ein großer Schritt – oft verbunden mit Unsicherheit und rechtlichen Fragen. Trotzdem kommt es regelmäßig vor, dass Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) oder einzelne Eigentümer unzufrieden mit ihrer Verwaltung sind und einen Wechsel anstreben. Gründe dafür gibt es viele und sie reichen von organisatorischen Problemen bis hin zu gravierenden Pflichtverletzungen.
Häufige Probleme mit Hausverwaltungen
- Mangelnde Kommunikation: Rückfragen werden nicht beantwortet, Abrechnungen verzögern sich oder bleiben unklar.
- Intransparente Kosten: Nebenkosten steigen ohne nachvollziehbare Begründung.
- Schlechte Instandhaltung: Reparaturen ziehen sich endlos hin oder werden nicht sorgfältig ausgeführt.
- Unprofessionelles Verhalten: Fehlende Fachkenntnis, unzuverlässige Dienstleister oder fehlende Neutralität im Umgang mit Eigentümern.
Diese Unzufriedenheit kann langfristig den Wert einer Immobilie beeinflussen, den Gemeinschaftsfrieden stören und zusätzliche Kosten verursachen.
Wichtige Unterschiede zwischen WEG- und Sondereigentum
Bevor Eigentümer die Kündigung der Hausverwaltung einleiten, ist es entscheidend zu wissen, welche Art von Verwaltung überhaupt betroffen ist:
- WEG-Verwaltung: Die Gemeinschaft bestellt und kündigt den Verwalter per Beschluss in der Eigentümerversammlung. Hier greifen die Vorschriften der Wohnungseigentumsgesetz-Reform (WEG) 2020.
- Sondereigentumsverwaltung: Einzelne Eigentümer können für ihre eigene Wohnung separat kündigen, etwa wenn die Betreuung unzureichend ist oder ein besseres Angebot vorliegt.
💡 Tipp: Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag befristet oder unbefristet ist. Dies beeinflusst die Kündigungsfrist und mögliche Sonderrechte.
➡️ Pflichten der Hausverwaltung gegenüber der WEG
Hausverwaltung kündigen: rechtliche Grundlagen
Wer die Hausverwaltung kündigen möchte, sollte die rechtlichen Rahmenbedingungen genau kennen. Das vermeidet spätere Streitigkeiten und unnötige Kosten. Besonders wichtig sind die Regelungen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) sowie die individuellen Vertragsklauseln.
Gesetzliche Regelungen (WEG-Reform 2020, § 26 & § 27 WEG)
Seit der WEG-Reform 2020 sind die Spielregeln klarer:
- Die Bestellung und Abberufung eines Verwalters kann jederzeit durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft erfolgen (§ 26 Abs. 3 WEG).
- Allerdings kann der Verwaltervertrag weiterhin eine Kündigungsfrist enthalten. Selbst wenn die Abberufung sofort möglich ist, endet der Vertrag nicht automatisch – die Fristen müssen eingehalten werden.
- In dringenden Fällen kann die Gemeinschaft eine außerordentliche Kündigung aussprechen, z. B. bei groben Pflichtverletzungen (§ 27 WEG).
💡 Beispiel: Eine Hausverwaltung ignoriert Beschlüsse oder verweigert die Herausgabe von Unterlagen – dies kann eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen.
➡️ Pflichtverletzung der Hausverwaltung: Was tun?
Ordentliche Kündigung: Fristen & Ablauf
Bei einer ordentlichen Kündigung gilt meist eine vertraglich festgelegte Laufzeit, z. B. drei oder fünf Jahre. Häufig beträgt die Kündigungsfrist drei bis sechs Monate zum Vertragsende.
- Prüfen Sie den Verwaltervertrag genau: Manche Verträge verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird.
- Beschließen Sie die Abberufung in der Eigentümerversammlung und dokumentieren Sie den Beschluss sauber im Protokoll.
- Senden Sie die Kündigung schriftlich per Einschreiben oder über einen Boten, um den Zugang nachweisen zu können.
Sonderkündigungsrecht bei Pflichtverletzungen
In bestimmten Situationen dürfen Eigentümer die Hausverwaltung vorzeitig kündigen:
- Pflichtverletzungen (z. B. falsche oder verspätete Jahresabrechnungen, Untätigkeit bei Schäden)
- Interessenkonflikte (z. B. Vergabe von Aufträgen an eigene Firmen ohne Zustimmung)
- Verlust des Vertrauens (z. B. wiederholte Missachtung von Beschlüssen)
⚠️ Hinweis: Bei einer außerordentlichen Kündigung sollte der Beschluss besonders sorgfältig dokumentiert werden, um rechtlichen Anfechtungen vorzubeugen.
Kündigung Hausverwalter in der Praxis umsetzen
Sobald die rechtlichen Grundlagen klar sind, geht es darum, die Hausverwaltung tatsächlich zu kündigen und den Wechsel sauber vorzubereiten. Dabei sollten Eigentümer strukturiert vorgehen, um Formfehler und Streit zu vermeiden.
Beschluss der Eigentümergemeinschaft herbeiführen
Für die Kündigung einer WEG-Verwaltung ist in fast allen Fällen ein Mehrheitsbeschluss notwendig. So gehen Sie vor:
- Tagesordnungspunkt einreichen – Eigentümer oder der Verwaltungsbeirat können den Punkt „Abberufung des Verwalters“ für die nächste Eigentümerversammlung anmelden.
- Begründung beifügen – z. B. schlechte Kommunikation, Pflichtverletzungen, zu hohe Kosten.
- Beschluss abstimmen lassen – Es reicht die einfache Mehrheit der anwesenden und vertretenen Stimmen, sofern die Teilungserklärung nichts anderes vorsieht.
💡 Tipp: Prüfen Sie, ob in der Gemeinschaft bereits eine Mehrheit für den Wechsel besteht. Vorabgespräche können Missverständnisse und Blockaden vermeiden.
Form und Inhalt der Kündigungserklärung
Nach dem Beschluss folgt die eigentliche Kündigung des Verwaltervertrags:
- Schriftform verwenden: Am besten als unterschriebener Brief.
- Zugang sichern: Einschreiben mit Rückschein oder Zustellung durch einen Boten.
- Inhalt klar und sachlich formulieren:
- Bezug auf den Beschluss der Eigentümergemeinschaft
- Angabe des Kündigungsdatums bzw. Vertragsendes
- ggf. Angabe des Kündigungsgrundes (bei außerordentlicher Kündigung)
Beispiel:
„Die Wohnungseigentümergemeinschaft XY beschließt am [Datum] die Abberufung der Verwaltung und kündigt den bestehenden Verwaltervertrag ordentlich zum [Datum].“
Fristen und Zustellung rechtssicher gestalten
- Versäumen Sie die vertraglichen Kündigungsfristen nicht – oft 3–6 Monate vor Vertragsende.
- Zustellung rechtzeitig sicherstellen, am besten schriftlich dokumentiert.
- Bei Unklarheiten kann ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht prüfen, ob die Kündigung formal korrekt ist.
⚠️ Achtung: Erfolgt die Kündigung nicht ordnungsgemäß, kann der alte Verwalter Anspruch auf Vergütung bis zum regulären Vertragsende erheben.
Eigentümergemeinschaft & Verwalterwechsel: So gelingt der Übergang
Die Kündigung ist erst der Anfang – damit die Immobilie gut betreut bleibt, muss der Verwalterwechsel reibungslos funktionieren. Eine saubere Übergabe schützt vor Chaos, fehlenden Unterlagen und unnötigen Kosten.
Auswahl einer neuen Hausverwaltung (Kriterien & Tipps)
Bevor die alte Verwaltung ausscheidet, sollten Eigentümer eine neue Verwaltung auswählen. Achten Sie auf:
- Seriosität & Erfahrung: Prüfen Sie Referenzen, Bewertungen und Mitgliedschaften in Berufsverbänden (z. B. VDIV).
- Transparente Vergütung: Vergleichbare Angebote einholen, Kostenstruktur verstehen (Pauschalen vs. Zusatzgebühren).
- Digitale Verwaltung: Online-Portale, digitale Dokumentenablage und schnelle Kommunikation erleichtern die Zusammenarbeit.
- Spezialisierung: Manche Verwalter sind auf große WEGs, andere auf kleine Anlagen oder Sondereigentum ausgerichtet.
💡 Praxis-Tipp: Holen Sie mindestens drei Angebote ein und lassen Sie diese in der Eigentümerversammlung vergleichen.
Übergabe von Unterlagen und Konten
Nach einer wirksamen Kündigung muss die alte Verwaltung alle relevanten Dokumente und Gelder übergeben:
- Wirtschaftsplan & Jahresabrechnungen
- Bankkonten & Rücklagen
- Wichtige Verträge (z. B. Wartungsfirmen, Versicherungen)
- Beschluss-Sammlung & Eigentümerliste
⚠️ Falls sich die alte Verwaltung weigert, Unterlagen herauszugeben, können Eigentümer notfalls gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen.
Versicherung und Haftung beim Verwalterwechsel
- Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung: Prüfen, ob die neue Verwaltung über ausreichende Absicherung verfügt.
- Verantwortung für Altlasten: Die alte Verwaltung haftet für ihre Abrechnungen und Entscheidungen während ihrer Amtszeit.
- Neue Verwalterbestellung dokumentieren: Beschlussprotokoll, Verwaltervertrag und Unterschriften sorgfältig archivieren.
💡 Tipp: Eine schriftliche Übergabedokumentation (Checkliste, Quittung) minimiert spätere Streitigkeiten.
Typische Stolperfallen bei der Kündigung vermeiden
Auch wenn die Kündigung einer Hausverwaltung rechtlich möglich und oft sinnvoll ist, lauern in der Praxis einige Fallen. Wer sie kennt, spart Zeit, Geld und Nerven.
Vertragslaufzeiten richtig prüfen
Viele Eigentümer übersehen, dass ihr Verwaltervertrag automatische Verlängerungsklauseln enthält.
- Prüfen Sie genau das Vertragsende und eventuelle Verlängerungen.
- Kündigen Sie rechtzeitig – oft sind es drei bis sechs Monate vor Ablauf.
- Bei unklaren oder ungewöhnlich langen Bindungen lohnt sich die Prüfung durch einen Fachanwalt oder den Eigentümerverband (z. B. Haus & Grund).
💡 Tipp: Notieren Sie das nächste Kündigungsdatum direkt nach Vertragsabschluss, um Fristen nicht zu verpassen.
Schadensersatz- und Kostenrisiken minimieren
Wenn die Kündigung nicht korrekt erfolgt, kann die Verwaltung weiter Vergütung verlangen oder sogar Schadensersatz geltend machen.
- Schriftform & Nachweis: Immer per Einschreiben oder Boten zustellen.
- Abberufungsbeschluss dokumentieren: Protokoll der Eigentümerversammlung gut aufbewahren.
- Keine übereilten Sonderkündigungen: Bei außerordentlicher Kündigung müssen Pflichtverletzungen klar nachweisbar sein (z. B. verspätete Abrechnung, Veruntreuung von Geldern).
⚠️ Ohne klare Belege kann der alte Verwalter seine Vergütung bis zum Ende der regulären Laufzeit einklagen.
Kommunikation mit Miteigentümern verbessern
Unstimmigkeiten in der Eigentümergemeinschaft sind häufig der Hauptgrund, warum eine Kündigung scheitert oder blockiert wird.
- Frühzeitig Gespräche suchen, um Mehrheiten zu sichern.
- Probleme dokumentieren (z. B. fehlende Abrechnungen, erhöhte Kosten).
- Eventuell den Verwaltungsbeirat einbinden, um einen einheitlichen Beschluss vorzubereiten.
💡 Praxis-Tipp: Teilen Sie Fakten, nicht Emotionen – sachliche Unterlagen überzeugen mehr als Ärger oder Frust.
Fazit: Hausverwaltung kündigen mit Plan & Sicherheit
Eine Hausverwaltung zu kündigen ist weder unmöglich noch zwangsläufig kompliziert. Entscheidend sind gute Vorbereitung und rechtssicheres Vorgehen. Wer die rechtlichen Grundlagen kennt, Vertragslaufzeiten prüft und Beschlüsse korrekt fasst, kann den Wechsel professionell umsetzen. Dabei schützt eine klare Kommunikation innerhalb der Eigentümergemeinschaft vor Streit, und die Auswahl einer seriösen neuen Verwaltung sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Für Eigentümer ist es vor allem wichtig, Fristen nicht zu versäumen und Nachweise sorgfältig zu sichern. Bei komplexen Fällen, etwa Pflichtverletzungen oder unklaren Vertragsklauseln, lohnt sich der Blick in seriöse Informationsquellen oder eine Beratung durch Expertenverbände wie Haus & Grund oder den VDIV.
💡 Tipp: Je strukturierter der Prozess geplant wird – von der Beschlussfassung über die Kündigung bis zur Übergabe –, desto geringer sind Risiken von Schadensersatzforderungen oder Datenverlust.
