Die Hausverwaltung ist das organisatorische Rückgrat jeder Immobilie – ob Eigentumswohnung, Mehrfamilienhaus oder Wohnanlage. Wenn jedoch Kommunikation, Transparenz oder Abrechnungen dauerhaft zu wünschen übrig lassen, stellen sich viele Eigentümer die Frage: Sollten wir die Hausverwaltung wechseln?
Ein Wechsel kann aus vielen Gründen sinnvoll sein. Häufige Auslöser sind mangelnde Erreichbarkeit, verzögerte Abrechnungen, unklare Kostenaufstellungen oder schlicht das Gefühl, dass die Verwaltung nicht im Interesse der Eigentümergemeinschaft (WEG) handelt. In solchen Fällen ist ein geordneter Neuanfang oft die beste Lösung.
Doch der Schritt will gut überlegt und rechtlich sauber vorbereitet sein. Denn beim Wechsel der Hausverwaltung geht es nicht nur um organisatorische Abläufe, sondern auch um Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und die Übergabe wichtiger Unterlagen. Fehler können hier schnell teuer werden – etwa, wenn Fristen versäumt oder Beschlüsse unwirksam gefasst werden.
In diesem Ratgeber erfahren Sie,
- wann ein Wechsel wirklich notwendig ist,
- wie der Ablauf Schritt für Schritt funktioniert,
- welche rechtlichen Regeln Sie kennen sollten, und
- mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.
Außerdem geben wir Ihnen praktische Checklisten und Tipps an die Hand, damit der Wechsel der Hausverwaltung reibungslos und stressfrei gelingt – von der Kündigung bis zur Bestellung einer neuen Verwaltung.
(Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, bietet jedoch eine fundierte Orientierung auf Basis aktueller WEG-Gesetzgebung und Praxisbeispiele.)
Hausverwaltung wechseln: wann ist ein Wechsel sinnvoll?
Eine Hausverwaltung soll Eigentümer entlasten, Transparenz schaffen und den Wert der Immobilie langfristig sichern. Doch in der Praxis sind viele Eigentümergemeinschaften (WEGs) unzufrieden – und überlegen, die Hausverwaltung zu wechseln. Bevor Sie jedoch kündigen, sollten Sie prüfen, ob der Wechsel wirklich notwendig und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Typische Gründe für einen Wechsel
Zu den häufigsten Auslösern gehören:
- Mangelnde Kommunikation: Anfragen werden ignoriert, E-Mails bleiben unbeantwortet oder wichtige Informationen werden zu spät weitergegeben.
- Fehlerhafte oder verspätete Abrechnungen: Wenn Jahresabrechnungen unvollständig oder fehlerhaft sind, leidet das Vertrauen – und rechtliche Risiken steigen.
- Intransparente Kostenstruktur: Unerklärliche Positionen in der Abrechnung oder fehlende Belege sind ein Warnsignal.
- Mangelhafte Instandhaltung: Vernachlässigte Reparaturen oder schlecht beauftragte Handwerksleistungen können teure Folgeschäden verursachen.
- Fehlende Präsenz: Eine Verwaltung, die nie vor Ort ist, kann keine fundierten Entscheidungen treffen.
Viele Eigentümer merken erst spät, dass sie zu lange gewartet haben. Ein regelmäßiger Verwaltungscheck hilft, Missstände frühzeitig zu erkennen.
Frühwarnzeichen einer schlechten Verwaltung
Achten Sie auf diese Warnsignale:
- Die Protokolle der Eigentümerversammlung sind unvollständig oder enthalten Widersprüche.
- Die Verwaltung reagiert nicht transparent auf Nachfragen oder verweigert Einsicht in Belege (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Es gibt häufige Beschwerden anderer Eigentümer oder Mieter.
- Handwerkerrechnungen oder Versicherungsverträge werden nicht nachvollziehbar abgewickelt.
Solche Anzeichen deuten oft auf strukturelle Probleme hin und können langfristig finanzielle Nachteile für die Gemeinschaft bedeuten.
Wann besser abwarten – wann sofort handeln
Ein Wechsel ist nicht immer sofort möglich.
- Bei befristeten Verwalterverträgen kann eine Kündigung in der Regel nur zum Vertragsende ausgesprochen werden.
- Nur bei wichtigen Gründen – etwa groben Pflichtverletzungen oder Untreue – ist eine außerordentliche Kündigung zulässig (§ 26 WEG).
Wer unüberlegt kündigt, riskiert unnötige Kosten oder rechtliche Auseinandersetzungen. Deshalb sollte die Eigentümergemeinschaft den Wechsel der Hausverwaltung gut vorbereiten: zunächst Missstände dokumentieren, dann rechtlich prüfen – und erst anschließend einen Beschluss fassen.
Tipp: Führen Sie ein Verwaltungstagebuch oder eine gemeinsame Liste in Ihrer Eigentümergemeinschaft. So können Sie dokumentieren, wann und wie oft es zu Problemen gekommen ist – eine wertvolle Grundlage für spätere Beschlüsse oder Kündigungen.
Ablauf beim Wechsel der Hausverwaltung
Der Wechsel einer Hausverwaltung ist kein spontaner Vorgang, sondern ein mehrstufiger Prozess, der rechtlich sauber und organisatorisch durchdacht sein muss. Mit einer klaren Struktur vermeiden Eigentümergemeinschaften (WEGs) Missverständnisse, Streit und unnötige Zusatzkosten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Unzufriedenheit analysieren und dokumentieren
Bevor über eine Kündigung entschieden wird, sollten die Gründe genau festgehalten werden – etwa Kommunikationsprobleme, verspätete Abrechnungen oder fehlerhafte Buchführung. Diese Dokumentation hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen. - Beschluss der Eigentümergemeinschaft fassen
Ein Wechsel kann nur durch Beschluss der WEG erfolgen (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Beschluss muss in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit gefasst werden und sowohl die Abberufung des alten als auch die Bestellung der neuen Verwaltung enthalten. - Kündigung des bestehenden Vertrags
Nach dem Beschluss erfolgt die schriftliche Kündigung des alten Verwaltervertrags. Dabei sind die vereinbarten Kündigungsfristen einzuhalten. Nur bei groben Pflichtverletzungen darf außerordentlich gekündigt werden (mehr dazu im nächsten Kapitel). - Neue Hausverwaltung auswählen
Bereits vor der Beschlussfassung sollten Angebote von potenziellen neuen Verwaltungen eingeholt werden. So kann die Eigentümerversammlung direkt über einen Nachfolger entscheiden – das verhindert Verwaltungslücken. - Übergabe organisieren
Nach der Kündigung muss die bisherige Verwaltung alle Unterlagen, Schlüssel und Abrechnungsdaten übergeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG). Eine saubere Übergabe ist entscheidend, um den laufenden Betrieb sicherzustellen.
Checkliste: So gelingt der Wechsel reibungslos
| Aufgabe | Verantwortlich | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Gründe für Wechsel dokumentieren | Eigentümer / Beirat | Frühzeitig |
| Angebote neuer Verwaltungen einholen | Beirat | Vor Eigentümerversammlung |
| Beschluss zur Abberufung & Neubestellung | Eigentümerversammlung | Termin festlegen |
| Kündigung schriftlich einreichen | Beirat / Verwaltervertreter | Nach Beschluss |
| Unterlagen- & Schlüsselübergabe organisieren | Alte & neue Verwaltung | Nach Vertragsende |
Tipp: Vereinbaren Sie einen Übergabetermin, bei dem beide Verwaltungen und der Verwaltungsbeirat anwesend sind. So lässt sich direkt prüfen, ob alle Dokumente vollständig übergeben wurden.
Welche Unterlagen benötigt werden
Bei der Übergabe sollten mindestens folgende Dokumente übergeben werden:
- Verträge (Hausmeister, Wartung, Versicherungen)
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplan, Rücklagenkonto
- Eigentümerverzeichnis und Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG)
- Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen
- Versicherungspolicen (z. B. Gebäude-, Haftpflicht- oder Rechtsschutzversicherung)
Eine vollständige und geordnete Dokumentation ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt die Eigentümer vor finanziellen Risiken und erleichtert der neuen Verwaltung den Start erheblich.
Kündigung Hausverwaltervertrag: rechtliche Grundlagen
Wer seine Hausverwaltung wechseln möchte, kommt um eine genaue Prüfung des bestehenden Verwaltervertrags nicht herum. Denn ob und wann eine Kündigung möglich ist, hängt maßgeblich von der Vertragslaufzeit, den Kündigungsfristen und eventuellen wichtigen Gründen ab. Fehler in diesem Schritt können dazu führen, dass der Wechsel unwirksam wird oder Schadensersatzforderungen drohen.
Laufzeit und Kündigungsfristen
Hausverwalterverträge sind in der Regel befristet – meist auf 3 bis 5 Jahre. Nach Ablauf kann der Vertrag verlängert oder ein neuer Verwalter bestellt werden.
- Eine ordentliche Kündigung ist meist zum Ende der Vertragslaufzeit möglich, unter Einhaltung der vertraglich festgelegten Frist (typisch: 3 bis 6 Monate).
- Bei unbefristeten Verträgen gilt § 620 BGB analog: Der Vertrag kann jederzeit unter Beachtung der vereinbarten Kündigungsfrist beendet werden.
Die genaue Frist ist immer im Verwaltervertrag festgelegt – fehlt sie, kann sich die WEG an den allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs orientieren.
Tipp: Prüfen Sie den Vertrag frühzeitig, idealerweise mindestens ein halbes Jahr vor Ablauf, um Fristen nicht zu verpassen.
Außerordentliche Kündigung: wann ist sie erlaubt
Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung ist nur in schwerwiegenden Fällen möglich. Das setzt einen „wichtigen Grund“ im Sinne des § 626 BGB voraus.
Solche Gründe liegen vor, wenn der Hausverwalter seine Pflichten schuldhaft verletzt oder das Vertrauensverhältnis nachhaltig zerstört wurde. Beispiele aus der Rechtsprechung (u. a. BGH, Urteil vom 27.02.2015 – V ZR 114/14):
- Untreue oder unberechtigte Entnahmen vom WEG-Konto
- Manipulierte oder nicht prüfbare Abrechnungen
- Verweigerung der Einsicht in Verwaltungsunterlagen
- Grobe Pflichtverletzungen bei der Instandhaltungsrücklage
- Nichtumsetzung von Eigentümerbeschlüssen
In diesen Fällen kann die Eigentümergemeinschaft den Vertrag sofort beenden, auch ohne Frist. Wichtig ist, dass der wichtige Grund dokumentiert und in einer Eigentümerversammlung beschlossen wird.
➡️ Mehr zum Thema: Hausverwaltung kündigen: Möglichkeiten trotz laufendem Vertrag
Form und Ablauf der Kündigung
- Schriftform: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen – am besten per Einschreiben mit Rückschein.
- Adressat: Vertragspartner ist die Verwaltungsgesellschaft bzw. der im Vertrag genannte Verwalter.
- Beschlussfassung: Die Eigentümergemeinschaft muss vorab einen wirksamen Beschluss über die Kündigung fassen (§ 26 WEG).
- Übergabe: Nach Wirksamwerden der Kündigung hat die alte Verwaltung alle Unterlagen und Konten ordnungsgemäß zu übergeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG).
Hinweis: Wenn sich die Eigentümergemeinschaft unsicher ist, sollte sie den Vertrag vor der Kündigung durch einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht prüfen lassen – insbesondere bei unklaren Vertragsklauseln oder möglichen Pflichtverletzungen.
Kosten beim Wechsel der Hausverwaltung
Ein Hausverwaltungswechsel verursacht in der Regel keine hohen, aber planbaren Kosten. Dennoch sollten Eigentümergemeinschaften (WEGs) wissen, welche finanziellen Posten beim Wechsel anfallen können – und wie sich diese vermeiden oder verringern lassen.
Ein transparenter Kostenvergleich zwischen alter und neuer Verwaltung hilft, die richtige Entscheidung zu treffen und spätere Überraschungen zu vermeiden.
Kündigungs- und Übergabekosten
Beim Wechsel entstehen in erster Linie einmalige Aufwendungen durch die Beendigung des bisherigen Vertrags und die organisatorische Übergabe:
- Restvergütung: Der alte Verwalter hat Anspruch auf Vergütung bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Wird vorzeitig gekündigt, kann er ggf. einen Teilbetrag verlangen, sofern die Kündigung nicht aus wichtigem Grund erfolgte.
- Übergabekosten: Einige Verwaltungen berechnen eine Gebühr für die Aufbereitung und Übergabe der Unterlagen. Diese liegt meist zwischen 150 und 500 €, sollte aber vertraglich geregelt sein.
- Dokumentationsaufwand: Das Zusammenstellen von Abrechnungen, Versicherungsunterlagen und Beschlusssammlungen kann zusätzlichen Aufwand verursachen – häufig bereits im Verwalterhonorar enthalten.
Tipp: Eine frühzeitige Kommunikation mit der bisherigen Verwaltung kann helfen, Konflikte zu vermeiden. Viele Übergabeprobleme entstehen durch Zeitdruck und Missverständnisse, nicht durch bösen Willen.
Was eine neue Hausverwaltung kostet
Die laufenden Kosten einer neuen Verwaltung hängen von Art, Größe und Zustand der Immobilie ab.
Übliche Richtwerte (Stand 2025):
| Art der Verwaltung | Durchschnittliche Kosten pro Einheit / Monat |
|---|---|
| WEG-Verwaltung | 35 – 60 € |
| Mietverwaltung | 30 – 50 € |
| Sondereigentumsverwaltung | 25 – 35 € |
Faktoren, die den Preis beeinflussen:
- Anzahl der Einheiten (Skaleneffekt)
- technischer Zustand des Gebäudes
- Leistungsumfang (z. B. mit oder ohne Hausgeldabrechnung)
- Region (Großstadt vs. ländlicher Raum)
- digitale Prozesse (z. B. Online-Abrechnung, Eigentümerportal)
Ein gutes Angebot sollte Leistung und Transparenz verbinden – reine Preisvergleiche führen selten zum besten Ergebnis.
➡️ Mehr zum Thema: Hausverwaltungskosten 2025: Preise im Überblick
Tipps zum Kostenvergleich
- Leistungsumfang prüfen: Nicht jede Verwaltung bietet denselben Service. Achten Sie auf klar definierte Leistungen im Vertrag (z. B. Hausgeldabrechnung, Instandhaltungsplanung, Eigentümerkommunikation).
- Zusatzkosten hinterfragen: Einige Verwaltungen berechnen Extra-Gebühren für Eigentümerversammlungen, Mahnungen oder Porto – das kann sich summieren.
- Mehrere Angebote einholen: Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter, idealerweise mit Referenzen ähnlicher Objekte.
- Online-Vergleichsportale nutzen – z. B. von HausverwalterPilot, um schnell einen Überblick über regionale Anbieter zu bekommen.
- Qualität vor Preis: Eine günstige, aber unzuverlässige Verwaltung kann langfristig deutlich teurer werden.
Merke: Der Wechsel der Hausverwaltung ist selten kostenfrei, aber meist eine Investition in bessere Verwaltung, weniger Streit und langfristige Werterhaltung. Entscheidend ist, dass die Eigentümergemeinschaft den Überblick über alle anfallenden Posten behält.
Neue Hausverwaltung finden: Auswahl & Qualitätsmerkmale
Nachdem die Entscheidung zum Wechsel gefallen ist, beginnt die Suche nach einer neuen Hausverwaltung. Dieser Schritt ist entscheidend für den langfristigen Erfolg der Eigentümergemeinschaft (WEG) – denn eine kompetente, transparente Verwaltung kann nicht nur Geld sparen, sondern auch den Zusammenhalt im Haus deutlich verbessern.
Worauf Eigentümer achten sollten
Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich durch Fachwissen, Zuverlässigkeit und klare Kommunikation aus. Folgende Punkte sollten Eigentümer besonders prüfen:
- Zulassung & Qualifikation: Seit 2018 ist eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO Pflicht. Seriöse Verwaltungen legen diese sowie Weiterbildungsnachweise offen.
- Erfahrung & Spezialisierung: Hat die Verwaltung Erfahrung mit vergleichbaren Objekten (z. B. WEG, Miet- oder Gewerbeimmobilien)?
- Digitale Prozesse: Moderne Verwaltungen bieten Eigentümerportale, Online-Abrechnungen oder digitale Dokumentenverwaltung – das spart Zeit und Papier.
- Erreichbarkeit & Transparenz: Feste Ansprechpartner und klare Reaktionszeiten sind essenziell.
- Bonität & Haftpflichtversicherung: Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung schützt Eigentümer vor finanziellen Risiken durch Verwalterfehler.
Tipp: Seriöse Verwaltungen stellen von sich aus Referenzen bereit und sind bereit, einen Mustervertrag oder Leistungskatalog vorzulegen.
Checkliste für die Auswahl
| Kriterium | Frage | Bewertung (1–5) |
|---|---|---|
| Zulassung & Versicherung | Liegt §34c-GewO-Erlaubnis + Haftpflicht vor? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
| Erfahrung | Ähnliche Objekte im Bestand? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
| Transparenz | Klare Kostenstruktur, keine versteckten Gebühren? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
| Kommunikation | Reaktionszeit unter 48 Stunden? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
| Digitaler Service | Eigentümerportal oder Online-Zugriff vorhanden? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
| Referenzen | Positive Bewertungen oder Empfehlungen? | ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ |
Diese Checkliste kann bei der Eigentümerversammlung vorgestellt und gemeinsam bewertet werden – so entsteht eine objektive Entscheidungsbasis.
Merke: Die Auswahl der neuen Hausverwaltung ist kein Kosten-, sondern ein Qualitätsentscheid. Eine gute Verwaltung ist transparent, erreichbar und handelt stets im Sinne der Eigentümer – und genau das macht sie langfristig unbezahlbar.
Rechtliche und organisatorische Stolperfallen vermeiden
Der Wechsel einer Hausverwaltung ist ein komplexer Vorgang, der sowohl rechtliche Präzision als auch organisatorische Planung erfordert. Schon kleine Fehler – etwa eine unklare Beschlussformulierung oder eine verspätete Kündigung – können dazu führen, dass der Wechsel unwirksam wird oder die alte Verwaltung weiterhin tätig bleibt. Mit guter Vorbereitung lassen sich diese Risiken leicht vermeiden.
Übergabephase rechtssicher gestalten
Sobald die neue Verwaltung bestellt ist, beginnt die Übergabephase. Hier ist Sorgfalt gefragt:
- Beschlüsse eindeutig formulieren
In der Eigentümerversammlung muss klar beschlossen werden:- die Abberufung der alten Verwaltung,
- die Bestellung der neuen Verwaltung,
- das Datum, an dem die Amtsübergabe erfolgt.
Nur so entsteht Rechtssicherheit (§ 26 Abs. 1 WEG).
- Unterlagenübergabe dokumentieren
Die alte Verwaltung ist verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen, Schlüssel und Konten herauszugeben (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG).
Erstellen Sie ein Übergabeprotokoll, das alle Dokumente auflistet (Abrechnungen, Rücklagenkonto, Verträge, Beschlusssammlung, Eigentümerliste).
Dieses Protokoll sollten beide Verwaltungen unterzeichnen. - Datenschutz beachten
Bei der Übergabe personenbezogener Daten (z. B. Eigentümeradressen, Bankdaten) gilt die DSGVO. Die neue Verwaltung darf Daten nur für Verwaltungszwecke nutzen und muss diese sicher speichern. - Kontoübertrag prüfen
Das WEG-Konto sollte auf die neue Verwaltung umgeschrieben oder – noch besser – auf die Gemeinschaft selbst laufen, damit sie volle Kontrolle behält.
Tipp: Beziehen Sie den Verwaltungsbeirat aktiv ein – er darf laut § 29 WEG die Übergabe begleiten und kontrollieren.
Typische Fehler vermeiden
| Fehler | Folge | Besser so |
|---|---|---|
| Kündigung ohne gültigen Eigentümerbeschluss | Kündigung unwirksam | Vorher Versammlung abhalten und Beschluss protokollieren |
| Fehlende Unterlagenübergabe | Verwaltungsstillstand | Übergabeprotokoll + Nachfrist setzen |
| Zu spät eingereichte Kündigung | Vertrag verlängert sich automatisch | Fristen im Kalender notieren |
| Unklare Aufgabenverteilung | Chaos nach dem Wechsel | Übergabeplan mit Verantwortlichkeiten festlegen |
| Keine Haftpflichtversicherung geprüft | Risiko bei Verwalterfehlern | Versicherungspolice einsehen |
Auch häufig übersehen: Der Wechsel darf nicht während laufender Abrechnungsperioden stattfinden, wenn die alte Verwaltung die Jahresabrechnung noch nicht erstellt hat. In solchen Fällen empfiehlt sich ein Wechsel nach Abschluss des Wirtschaftsjahres.
Merke: Ein erfolgreicher Wechsel steht auf drei Säulen – klare Beschlüsse, vollständige Unterlagen, rechtssichere Übergabe. Wer diese Punkte beachtet, kann die Hausverwaltung problemlos wechseln und sich auf einen sauberen Neustart freuen.
Fazit: Hausverwaltung wechseln – jetzt richtig angehen
Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein einfacher, aber oft notwendiger Schritt. Wenn Kommunikation, Transparenz oder Zuverlässigkeit dauerhaft fehlen, sollten Eigentümer handeln – allerdings strukturiert, rechtssicher und gut vorbereitet.
Wer die Kündigungsfristen beachtet, Beschlüsse korrekt fasst und alle Unterlagen vollständig übergibt, schafft die Grundlage für einen reibungslosen Übergang. Eine neue Verwaltung kann dann frischen Wind bringen: bessere Abläufe, digitale Transparenz und ein klarer Fokus auf die Interessen der Eigentümergemeinschaft.
Wichtig ist, den Wechsel nicht als kurzfristige Reaktion auf Ärger zu sehen, sondern als strategische Entscheidung für langfristige Werterhaltung und Zufriedenheit. Mit Checklisten, Vergleichsportalen und etwas Vorbereitung lässt sich die passende Verwaltung meist schnell finden.
